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【忘年会】飲み会の幹事でやることは?うまく進行する為のポイントまとめ【歓送迎会】

コラム

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忘年会や歓送迎会の幹事を初めてやる方は何をすれば良いのか分からず、不安で一杯でしょう。そこで元飲食店アルバイトの僕がどうすれば宴会・飲み会がスムーズに進行できるかをお教えいたします。これを参考に今年の歓送迎会や忘年会などの飲み会での初幹事を無事に乗り切りましょう。


お店はできるだけ早く探す

まず最初に行きたいお店が決まったら空状況を確認して予約しましょう。忘年会や歓送迎会は早い人で2,3ヶ月前から、遅い人でも1ヶ月前から予約します。人気があるところでは1ヶ月前に電話してもほとんどが満席状態になって居ますので、店が決まらなくて焦らないようにできるだけ早めに行動しましょう。

人数と時間をお店に伝える

お店が決まったらお店に人数と開始時間を伝えます。人数は当然1ヶ月前にきっちり決まるとはお店側も思っては居ないので大体の人数で大丈夫です。しかし、「20~40人です」などあまりにも大雑把だとお店の人が困ってしまうので出来れば5人前後のブレに抑えましょう。「20人~25人です」と伝えるとお店の人も助かります。なぜなら、他にもお客様が居るので、人数によってどの席にするか、他の予約を受けるか受けないかを決めるからです。

何人以下、もしくは何人以上になると部屋が変わるのかを確認する

お店によって10人ならこの部屋、20人ならこの部屋などそもそも部屋が変わる場合や、10人なら一部屋、20人なら仕切りを外して二部屋など、部屋が変わる場合があります。現状の予約でどの部屋になるのかを確認し、人数が減った場合や増えた場合に部屋が変わるかどうかを確認しましょう。

また、仮に人数が増えた場合に最大で何人まで入る部屋なのかを必ず確認しておき、人数が変わった場合はすぐに連絡しましょう。中には何回も変更するのは申し訳ないので最後に決まってからと思う方も居ますが、いきなり10人減ったりするとお店が困るので人数が最後2,3人ぶれてもいいので、大体決まったらお店に伝えておきましょう。

料理はコース料理&飲み放題

宴会は飲み放題付きのコース料理にしましょう。事前にいくら掛かるかが分かるので割り勘がしやすいです。飲み放題にしないと酒飲みの方は思いっきり飲めません。特に飲んでない人が居ると、最後割る時に凄く申し訳ない気持ちになるので、遠慮しがちです。飲み放題にしておけば遠慮せずに楽しくガンガン飲めます。

又、結構多いのが、人数が減るとキャンセル料が発生するので事前に伝えるが、増えた場合は当日言うお客様です。コース料理は当然ピーク時に作っているわけではなく、事前に仕込みをしているので、当日言われてもコース料理は作れません。又、大体のお客様の宴会スタート時間は同じなので、ピーク時にバタバタしてしまいお店に迷惑を掛けるので、当日来てからいきなり人数が減ったとか増えたとか言い出さないようにしましょう。

人数がどうしても増えてしまった場合は最低でも3時間~4時間前に電話を入れて交渉しましょう。「料理内容が多少変わってもよければ・・・」と引き受けてくれるお店も多いです。

最初の乾杯は事前に決めておく

最初の乾杯の流れは必ず事前に決めておきましょう。10名以下の少人数の場合は当日行ってから決めてもさほど問題はありませんが、30人や40人などの大人数の場合は必ず最初のドリンクは決めましょう。

40人で誰が何を飲むか分からないから当日決めるといって、当日に40人分決めてしまうと、1杯15秒で作ったとしても1分で4杯。40人分だと10分。作るドリンクの種類にもよりますが、カルテルや生ビールなどいろいろと織り交ぜて注文すると運んで配る時間も合わせて10分~15分は最低でも掛かります。また、他のお客様のドリンクと被った場合、20分~30分掛かることもありえます。当然そうなると「いつまで待たせるんだ!乾杯できないじゃないか!」と怒り出す人が出てきますので、最初から険悪なムードになりたくなければ、ドリンクは決めましょう。

当日に瓶ビールで乾杯するにしろ、それぞれ一人ずつ頼むにしろ、必ずどちらの場合でも挨拶の前に注文しておきましょう。瓶ビールと1人1杯の流れは次の通りです。

瓶ビールでの乾杯

挨拶だけなら瓶ビール1本で4人が目安です。瓶ビールでさっと乾杯したいなら40人なら10本~15本ほどで十分です。この瓶ビール乾杯が最も大人数ではスムーズです。その後も瓶ビールを飲むなら多少大目に頼んでも構いませんが、次に生ビールに移行するなど、瓶ビールを飲む気が無いのなら必要最低限に抑えましょう。1本あたりの目安を知らない人が多いので大量に残す方が多いのですが、勿体無いので辞めましょう。

1人1杯注文

どうしても瓶ビールが嫌な場合、挨拶の前にドリンクの集計を取りましょう。その際、もし2列や3列に机が別れている場合は列毎に集計を取りましょう。どうせ一回ではドリンクを持って来れないので、複数回に分けてもってきます。この際、列毎に注文するとドリンクを作る人、持っていく人が非常にやりやすいのです。大人数から大声でそのドリンクの人を探すのは結構な時間が掛かります。1列目~~~。2列目~~~。3列目~~~。と事前に注文すると、その列毎に作って持っていくので、配り終えるのが圧倒的に早いのです。

挨拶の前に注文することでドリンクを作る人も余裕を持って作れますし、注文した側も待つ時間が短くなるのでお互いにメリットがあります。しかし、お店によっては「乾杯は瓶ビールのみ」などルールを設けている所もあるので、乾杯のドリンクを選べるのかどうかは必ず事前に聞きましょう。

宴会終了後

さて後は食べて飲んで楽しく過ごすだけなのですが、幹事としてやることは宴会終了後もあります。それは代行とタクシーを呼ぶ事です。

結構多くのお客様が宴会が終わって「さー帰るかー代行5台呼んで」などと言い出すのですが、繁忙期というのは他のお客様も宴会をやるから繁忙期なわけで・・・。当然、忘年会シーズンや歓送迎会シーズンなどの繁忙期は代行が1時間2時間待ちなどざらです。皆が帰る中、代行が来るまで2時間待ち・・・辛いですよね?又、中には「何時間待たせるんだ!」、「いつになったら来るんだ!責任取れ!」などと怒るお客様も居ますが筋違いなのでお店の人に怒るのは辞めましょう

折角楽しく終わったのに、最後の最後で台無し。そうなら無いためにも代行とタクシーを必ず事前に呼んでおきましょう。宴会は何時までときっぱり決めて、その時間に合わせて代行とタクシーを予約しておくのです。これをお店の方に任せても良いのですが、結構な確率でトラブルので、出来れば自分で頼んだ方が安全です。

最後に

いかがでしたか?これらの流れにそって宴会を楽しくやって、楽しく終わりましょう!家に帰るまでが宴会です!